top of page

Integritetspolicy

Hemkodat ABs Integritetspolicy

I denna policy förklarar vi hur vi samlar in och använder personuppgifter. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Vår behandling av personuppgifter grundar sig i dataskyddsförordningen (GDPR).

 

Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor eller funderingar kring hur vi behandlar dina personuppgifter. Våra kontaktuppgifter hittar du längst ner på sidan

1.

Vad är en personuppgift och vad menas med behandling av personuppgifter?

En personuppgift är all information som avser en levande fysisk person. För att räknas som en personuppgift ska det vara något som direkt eller indirekt, t.ex i kombination med ytterligare information, kan knytas till en specifik individ. Exempel på personuppgifter är namn, adress, ålder och telefonnummer, men även ett foto eller registreringsnumret på en bil kan vara en personuppgift.

 

Behandling av personuppgifter är alla åtgärder som vidtas med personuppgifterna, t.ex insamling, lagring, bearbetning, användning för olika ändamål, ändring eller förstöring av personuppgifter.

 

Vilka personuppgifter vi samlar in, hur och varför vi behandlar dem samt när vi så småningom raderar dem kan du läsa om nedan.

2.

Ändamål - varför behandlar vi personuppgifter?

Det övergripande ändamålet för vår insamling och hantering av personuppgifter är att göra verksamheten möjlig. Vi samlar in de personuppgifter som vi anser nödvändiga för att kunna tillhandahålla den tjänst som efterfrågas på ett tillfredsställande sätt.

 

Personuppgifter som vi behöver för att ingå avtal, kommunicera, skicka fakturor och betala ut lön behandlar vi med ändamålet att kunna driva företaget och tillgodose förpliktelser till och intressen hos anställda och kunder.

 

För sådana personuppgifter som vi samlar in men som inte är absolut nödvändiga för att verksamheten ska fungera är ändamålet att förbättra tjänsten för den registrerade och kunna bemöta kunders behov på bästa sätt.

3.

Rättslig grund - vilken rätt till att behandla personuppgifter stödjer vi oss på?

Den rättsliga grunden vi främst stödjer vår behandling av personuppgifter på är avtal med den registrerade. Det betyder att vi behöver behandla personuppgifterna för att kunna fullfölja ett avtal eller en förfrågan till avtal. I vårt fall kan det till exempel vara ett skriftligt anställningsavtal eller ett muntligt avtal om deltagande på en Robloxkurs.

 

En del av vår behandling av personuppgifter lutar sig även på att det är en rättslig förpliktelse. Detta gäller främst för information vi samlar in från våra anställda för att kunna bokföra och anmäla korrekta uppgifter till skatteverket.

 

För viss information vi samlar in använder vi oss även av en intresseavvägning som rättslig grund, vilket betyder att vi har ett berättigat intresse till att behandla uppgifterna. Det gäller uppgifter vi registrerar i samband med en anmälan från en blivande kund eller under en intervju med en blivande pedagog. Det gäller också vissa uppgifter som samlas in 

för marknadsföringsåtgärder avseende vår verksamhet, då vi har ett berättigat intresse att marknadsföra våra tjänster.

 

Utöver det tar vi ibland foton och videor på våra pedagoger som kan komma att användas till marknadsföring. För denna behandling av personuppgifter använder vi oss av samtycke som rättslig grund. I samband med att den registrerade skriver på ett anställningsavtal samtycker eller motsätter denne sig till behandlingen.

4.

Personuppgifter - vilka kategorier av personuppgifter behandlar vi?

När en anmälan till en Robloxkurs skickas in på hemsidan sparar vi personuppgifterna i ett internt register. Det innefattar elevens namn och födelseår, vilken skola eleven går på samt vårdnadshavarens namn, mobilnummer och e-mailadress. Vi samlar också in adress, postnummer, ort samt övrig info som skrivits i formulärets friruta. Vi kan även be om mer information vid senare kontakt med kunden för att kunna förbereda kursen på bästa sätt, men det är i sådant fall frivilligt att ge.

 

På liknande sätt sparar vi personuppgifterna som skickas in i en jobbansökan i ett internt register. Det innefattar namn, ort, postnummer, mobilnummer, e-mailadress, födelseår, porträttbild samt andra personuppgifter som den sökande väljer att dela med oss, till exempel ett CV eller något den skriver i formulärets frirutor. Om vi väljer att anställa personen samlar vi så småningom även in adress, personnummer och bankuppgifter för att kunna betala ut lön. Vi frågar även om vilken tröjstorlek en vill ha i sin Hemkodat-tröja, samt tar ibland foton och spelar in videor med anställda under deras arbetstid som kan sparas för framtida bruk. Anställda behöver också visa ett belastningsregister för oss, men vi sparar inte en kopia på detta. Vi behandlar även personuppgifter då någon kontaktar oss via e-mail, telefon eller kontaktformuläret på vår hemsida. Det gäller namn, e-mailadress eller mobilnummer samt andra uppgifter som den registrerade delar med oss under konversationen. 

5.

Vem har tillgång - vilka mottagare får tillgång till personuppgifterna?

De personuppgifter som lagras är primärt endast tillgängliga för Hemkodats administration. Då ett avtal har ingåtts med ett bibliotek eller en annan aktör kan dessa dock få tillgång till en del av de anställdas personuppgifter. Det innefattar namn och kontaktuppgifter samt övrig info biblioteket behöver för att ta emot pedagogen vid en workshop. Bibliotek och andra aktörer kan även ta emot bilder och videos med anställda.

 

Anställda som jobbar på Robloxkurser får tillgång till namn och kontaktuppgifter till elever som deltar på kursen samt deras vårdnadshavare. Detta är för att kunna ta närvaro och kontakta föräldrar om en situation skulle uppstå.

6.

Lagringsplats - var lagras uppgifterna?

Samtliga personuppgifter som samlas in via formulär på vår hemsida lagras i ett register i en online-tjänst som endast Hemkodats administration har tillgång till. Det gäller både vid anmälan till Robloxkurser och vid en jobbansökan.

 

Om den registrerade blir anställd överförs dennes personuppgifter till ett personalregister. Även detta register har bara Hemkodats administration tillgång till.

 

Personuppgifter som har samlats in via post eller som vi av annan anledning innehar fysiskt förvaras på en säker plats där det krävs dubbel tagg för att komma in. Platsen är även larmad på kvällar och helger.

7.

Tid för lagring - hur länge lagrar vi personuppgifterna?

Då en anmälan eller jobbansökan inte längre är relevant raderas personuppgifterna vi tillhandahållit genom denna.

 

Det innebär att vi raderar personuppgifterna från jobbsökande om den registrerade inte fick tjänsten, tackat nej till tjänsten eller inte längre svarar oss. Vi raderar personuppgifter insamlade från en anmälan till Robloxkurser om den registrerade tackat nej till en plats på kursen, inte längre är intresserade eller inte svarar oss.

 

Personuppgifter om de registrerade som aktivt tillhandahåller våra tjänster raderas om kunden väljer att inte fortsätta kursen och därmed säger upp avtalet, så länge vi inte behöver uppgifterna för att fullfölja rättsliga förpliktelser såsom bokföring.

 

Detsamma gäller personuppgifter i personalregistret. Dessa raderas då en inte längre är anställd och vi inte längre behöver personuppgifterna för att fullfölja rättsliga förpliktelser.

 

Utöver detta raderas även samtliga personuppgifter om den registrerade ber oss att radera dem, så länge vi inte behöver uppgifterna för att fullfölja ett avtal eller rättsliga förpliktelser.

8.

Säkerhetsåtgärder - vad gör vi för att skydda personuppgifterna vi behandlar?

För att skydda de personuppgifter vi behandlar har vi vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. Vi använder oss bland annat av IT-system som endast de personer som uppfyller våra säkerhetskrav och har ett behov av att behandla personuppgifter får ta del av. Likaså har vi lås och rutiner för våra fysiska utrymmen.

9.

Den registrerades rättigheter - vad har du som registrerad för rättigheter?

Du som registrerad har alltid rätt att få se vilka personuppgifter om dig som vi behandlar. Du har även rätt till rättelse av dina personuppgifter om de är fel eller inte längre stämmer, samt rätt till radering av personuppgifterna. Kontakta oss om du önskar yrka någon av dessa rättigheter, du hittar våra kontaktuppgifter längst ner på sidan.

 

Utöver detta har du som registrerad också rätt att när som helst skicka in ett klagomål på hur vi hanterar dina personuppgifter, antingen direkt till oss eller till en tillsynsmyndighet. Tillsynsmyndigheten i Sverige heter IMY (integritetsskyddsmyndigheten).

10.

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig

Hör av dig via e-post till hej@hemkodat.se eller skicka brev till Hemkodat AB, Bytaregatan 4D, 222 22 Lund.

bottom of page